5 cách đóng gói hàng hóa gửi đi nước ngoài tiết kiệm và an toàn nhất

Ngày đăng: 01/10/2025 11:26 AM

Bạn đang muốn gửi hàng đi nước ngoài nhưng không biết phải đóng gói như thế nào để tối ưu được chi phí gửi hàng. Đôi khi món hàng bạn muốn gửi khối lượng thực tế bạn cân chỉ 1kg nhưng khi nhận thông báo từ bên vận chuyển thì khối lượng của đơn hàng lại tăng lên một cách khó hiểu. Hãy để tôi giúp bạn tìm hiểu về nguyên nhân cũng như là cách đóng gói sao cho tiết kiệm nhất.

Vì sao phải tính bằng SỐ KHỐI khi vận chuyển nước ngoài ?

Trong vận chuyển quốc tế, chi phí không chỉ phụ thuộc vào hàng nặng hay nhẹ, mà còn phụ thuộc vào mức độ chiếm chỗ của kiện hàng trong khoang chứa (máy bay, container, xe tải...).

Vì vậy, nếu một kiện hàng nhẹ nhưng rất to, nó vẫn bị tính phí như một kiện hàng nặng, vì nó chiếm diện tích nhiều dù trọng lượng thật thấp.

Hãy tưởng tượng bạn đang vận chuyển:

1 hộp gối bông nặng 2kg nhưng chiếm nửa khoang máy bay
1 thùng thiết bị điện tử nặng 10kg nhưng chỉ chiếm một góc nhỏ.

➡️ Nếu bạn đóng gói cồng kềnh, thừa không gian hoặc vật liệu nặng, chi phí có thể đội lên rất nhiều. Vì vậy, đóng gói gọn, nhẹ, đúng cách là yếu tố then chốt để gửi hàng quốc tế tiết kiệm nhất.

Công thức tính số khối trong vận chuyển quốc tế

Hệ thống tính trọng lượng quy đổi giúp hãng vận chuyển:

Tối ưu không gian trong khoang máy bay hoặc container.
Đảm bảo tính công bằng khi vận chuyển hàng cồng kềnh nhưng nhẹ.
Tránh thất thoát chi phí vận chuyển do hàng "chiếm chỗ nhiều nhưng nhẹ cân".

Trọng lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao) / Mẫu số quy đổi

Trong đó:

Dài, Rộng, Cao: là kích thước kiện hàng, đơn vị tính là cm
Mẫu số quy đổi (hệ số thể tích): tùy thuộc vào đơn vị vận chuyển
- 5000: áp dụng phổ biến cho vận chuyển hàng không
- 6000: một số hãng sử dụng (ví dụ khi vận chuyển nhanh)
- 4000: đôi khi áp dụng cho vận chuyển nội địa hoặc đường bộ.

Cách Đóng Gói Hàng Gửi Quốc Tế Tiết Kiệm

Ưu Tiên Bao Bì Gọn Nhẹ – Tiết Kiệm Không Gian & Chi Phí

Việc lựa chọn bao bì đúng cách là bước đầu tiên giúp bạn tối ưu hóa chi phí vận chuyển quốc tế. Hãy đảm bảo rằng kiện hàng được đóng gói gọn gàng, chắc chắn và không chiếm quá nhiều diện tích không cần thiết.

Một số lưu ý quan trọng:

Tái sử dụng hộp carton cũ còn chắc chắn để tiết kiệm chi phí, đồng thời thân thiện với môi trường.
Tránh sử dụng thùng quá lớn cho những món hàng nhỏ — điều này sẽ làm tăng trọng lượng quy đổi, dẫn đến chi phí vận chuyển cao hơn.
Với các mặt hàng như quần áo, phụ kiện hoặc đồ vải, bạn nên sử dụng túi nilon, túi zip hoặc túi hút chân không thay vì thùng carton để giảm kích thước tối đa.
Không nên để thùng bị rỗng bên trong – vừa lãng phí không gian, vừa dễ làm hàng bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
Mẹo tiết kiệm: Tận dụng bao bì từ các đơn hàng cũ, siêu thị, cửa hàng tiện lợi… miễn là còn nguyên vẹn và đảm bảo độ chắc chắn khi niêm phong.

Sắp Xếp Hàng Hóa Gọn Gàng – Không Để Trống Nhiều

Việc sắp xếp hàng hóa gọn gàng bên trong bao bì không chỉ giúp bảo vệ hàng tốt hơn mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, đặc biệt là khi tính theo thể tích.

Nguyên tắc sắp xếp tiết kiệm & an toàn:

Xếp hàng sát nhau, tận dụng tối đa không gian bên trong thùng/hộp để tránh tạo khoảng trống không cần thiết.
Chèn lót bằng vật liệu nhẹ như:
- Giấy báo cuộn
- Xốp hơi (bubble wrap)
- Túi khí hoặc giấy kraft
  → Những vật liệu này giúp giữ hàng cố định, hạn chế va đập mà không làm tăng đáng kể trọng lượng.
Tránh dùng vật liệu đệm nặng, chẳng hạn như:
- Khăn lông, vải dày
- Mút xốp dày cồng kềnh
  Những vật liệu này không chỉ làm kiện hàng nặng hơn mà còn khiến trọng lượng quy đổi tăng cao.

Gộp Nhiều Món Hàng Nhỏ Thành Một Kiện Hàng Đơn

Thay vì gửi nhiều kiện nhỏ riêng lẻ, bạn nên gom tất cả hàng hóa vào một kiện hàng lớn vừa phải. Cách này giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển và giảm phí xử lý.

Tuy nhiên, cần lưu ý:

Đóng gói thật gọn gàng, khoa học để tận dụng tối đa không gian.
Tránh làm kiện hàng quá cồng kềnh hoặc quá lớn, vì kích thước quá lớn sẽ làm tăng trọng lượng quy đổi (số khối), dẫn đến chi phí vận chuyển cao hơn.

Việc cân bằng giữa kích thước và trọng lượng là chìa khóa giúp bạn tiết kiệm tối đa khi gửi hàng quốc tế.

Gộp Nhiều Món Hàng Nhỏ Thành Một Kiện Hàng Đơn

Tuy nhiên, cần lưu ý:

Đóng gói thật gọn gàng, khoa học để tận dụng tối đa không gian.
Tránh làm kiện hàng quá cồng kềnh hoặc quá lớn, vì kích thước quá lớn sẽ làm tăng trọng lượng quy đổi (số khối), dẫn đến chi phí vận chuyển cao hơn.

Việc cân bằng giữa kích thước và trọng lượng là chìa khóa giúp bạn tiết kiệm tối đa khi gửi hàng quốc tế.

Ghi Nhãn Rõ Ràng & Đúng Quy Cách – Yếu Tố Quan Trọng Để Tránh Phí Phát Sinh

Việc ghi nhãn trên kiện hàng không chỉ giúp nhân viên vận chuyển xử lý nhanh chóng, mà còn giúp kiện hàng được giao đúng địa chỉ, tránh thất lạc hoặc trả lại, đồng thời giảm thiểu rủi ro bị giữ hàng tại hải quan.

Các điểm cần lưu ý khi ghi nhãn hàng hóa gửi đi nước ngoài:

Thông tin người gửi và người nhận phải rõ ràng, đầy đủ:
- Tên, địa chỉ chi tiết (bao gồm số nhà, đường, quận/huyện, thành phố, quốc gia).
- Số điện thoại liên lạc của người nhận và người gửi (để khi cần nhân viên có thể gọi xác nhận nhanh).
- Mã bưu điện (ZIP code) chính xác để hàng hóa được phân loại đúng.
Ghi nhãn bằng tiếng Anh hoặc tiếng địa phương nơi gửi hàng hoặc nhận hàng (theo yêu cầu của đơn vị vận chuyển hoặc hải quan).
Dán nhãn đặc biệt nếu hàng dễ vỡ hoặc cần lưu ý:
- Ví dụ: “FRAGILE” (hàng dễ vỡ), “HANDLE WITH CARE” (xử lý nhẹ tay), “THIS SIDE UP” (giữ thùng đúng chiều).
Tránh ghi thông tin mơ hồ hoặc thiếu chính xác, điều này có thể khiến hàng bị trả về hoặc bị giữ lại kiểm tra, phát sinh thêm chi phí lưu kho, xử lý.
Dán nhãn ở vị trí dễ nhìn, không bị che khuất hoặc rách trong quá trình vận chuyển.
Nếu gửi hàng có tính chất đặc biệt (hàng hóa nguy hiểm, thực phẩm, điện tử…), phải tuân thủ các quy định riêng về ghi nhãn, tem nhãn theo quy định quốc tế.

Một giải pháp khác giúp cho bạn vừa tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc.

Thay vì phải tự mình đối mặt với những khó khăn, mất thời gian và phiền phức khi đóng gói và vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ vận chuyển chọn gói của Kana. Chỉ cần một cuộc gọi hoặc tin nhắn đơn giản, đội ngũ chuyên nghiệp của Kana sẽ hỗ trợ bạn từ A đến Z — từ tư vấn, đóng gói đến vận chuyển nhanh chóng, an toàn với chi phí hợp lý. Hãy để Kana giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, mang hàng hóa đến tay người nhận một cách dễ dàng và thuận tiện nhất

Kana hiểu điều đó, và chúng tôi mang đến cho bạn dịch vụ vận chuyển quốc tế trọn gói – tiện lợi, nhanh chóng, tiết kiệm tối đa. http://www.kana.vn/lien-he

Bạn chỉ cần:

Liên hệ với Kana
Giao hàng cho chúng tôi (hoặc yêu cầu đến lấy tận nơi)

Phần còn lại, Kana lo giúp bạn:

Tư vấn cách gửi hàng tiết kiệm nhất
Đóng gói chuẩn quốc tế, giảm số khối, tiết kiệm cước phí
Hỗ trợ khai báo hải quan minh bạch, đúng quy định
Cập nhật lộ trình vận chuyển rõ ràng

Đặc biệt:

Nhận hàng tận nơi – Giao tận tay người nhận tại hơn 200 quốc gia
Hỗ trợ gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, Nhật, Hàn, châu Âu… với giá cực tốt
Ưu đãi cho khách hàng gửi thường xuyên hoặc gửi số lượng lớn

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KHANG NAM (KANA EXPRESS)

Văn phòng: 30 Lô C, Đường Trường Sơn, Phường Hòa Hưng, TP. Hồ Chí Minh

Kho hàng: 004 Lô B, C/C 44 Đặng Văn Ngữ, Phường 10, TP. Hồ Chí Minh

Mobile/Zalo: +84 918 60 66 52 +84 983 60 66 52

Hotline: +84 888 31 31 33 +84 937 500 468

Email: khangnam@kana.vn

Website: www.kana.vn

Kết Luận

Việc đóng gói hàng gửi đi nước ngoài tiết kiệm nhất không chỉ nằm ở việc chọn vật liệu rẻ mà còn là kỹ thuật tối ưu không gian, trọng lượng và tuân thủ quy định vận chuyển quốc tế. Hi vọng với hướng dẫn trên, bạn sẽ tự tin hơn khi gửi hàng ra nước ngoài mà vẫn tiết kiệm được tối đa chi phí.